Do en don't bij het organiseren van een bedrijfsuitje. door Kaj van Gerven 16 mei 2019

Stappenplan voor organiseren bedrijfsfeest

Hier vind je handige informatie voor het organiseren van een geweldig bedrijfsuitje of bedrijfsfeest. Stappenplan organisatie bedrijfsfeest
Hieronder staat een uitgebreid stappenplan voor een succesvol en gezellig bedrijfsuitje of bedrijfsfeest. Het stappenplan is samengesteld door enthousiaste experts op het gebied van de organisatie van bedrijfsfeesten Of het nu vrijwillig is, danwel vrijwillig aangewezen, je zult het toch maar op je bureau krijgen: een bedrijfsuitje te moeten organiseren. Hier een eenvoudig stappenplan met geweldige tips om je te helpen bij de organisatie van een bedrijfsuitje of bedrijfsfeest.

Wat is het doel van het bedrijfsuitje / bedrijfsfeest?
Stel het aantal deelnemers en het budget vast.
Informeer naar verwachtingen van de feestgangers en stel je prioriteiten vast.
Zoek enkele mogelijke programma's uit voor het bedrijfsuitje.
Boek de diverse onderdelen van je programma en nodig alle deelnemers uit.
Bezorg de feestgangers een leuk bedrijfsuitje.
Stap 1. - Wat is het doel van het bedrijfsuitje?
Het klinkt misschien gek, maar de reden van het bedrijfsuitje is van wezenlijk belang voor de programmering en de groepsgrootte. Zo moet je nooit de partners uitnodigen als het om teambuilding gaat en ze moeten juist wel mee als je met je afdeling iets te vieren hebt (jubileum, recordprestatie, jaarlijkse traditie, verhuizing).

Als je een reden hebt om iets te vieren, hoeft er geen actief programma onderdeel bij te zitten. Bij teambuilding zul je nooit je doel bereiken als je iedereen de gehele dag lui achterover in een bank laat hangen. Als teambuilding je doel is moet je voor ogen houden dat je de teamgeest sterk kunt verbeteren als je de deelnemers samen een actief onderdeel kunt laten verrichten wat ze niet individueel kunnen verwezenlijken.

Stap 2. Stel het aantal deelnemers en het budget vast voor het bedrijfsfeest of bedrijfsuitje.
Waarschijnlijk weet je nu of je de partners van de collega’s wel of niet moet uitnodigen dus je kunt het aantal feestgangers vaststellen. Troggel nu een acceptabel budget van je baas af voor het bedrijfsuitje, of plunder de kas van de feestcommissie voor het bedrijfsfeest. Waarschijnlijk heb je een te klein budget. Trek het je niet aan want iedereen heeft altijd een te klein budget. Je kunt het waarschijnlijk beter niet tegen je baas zeggen maar het gebeurt regelmatig dat een kleine financiële aanvulling van de deelnemers snel tot een ruimer budget kan leiden. Ook is het niet ongebruikelijk dat de partners deelnemen in een tegemoetkoming. Ze mogen tenslotte blij zijn dat ze aanwezig mogen zijn! ;-)

Stap 3. Informeer naar verwachtingen van de feestgangers en stel je prioriteiten voor het bedrijfsuitje vast.

Misschien hebben jullie een eeuwenoude traditie om op de sterfdag van de stichter van het bedrijf naar de Apenheul te Apeldoorn te gaan als bedrijfsuitje. Je bent dan snel klaar. Wellicht is het leuk iedereen eens flink te verrassen met een geheel nieuw programma, maar ik raad je ten strengste aan toch eens te informeren wat nu eigenlijk het verwachtingspatroon van de gemiddelde deelnemer is.

Dit is de snelste manier om het ze naar hun zin te maken. Nu kan het ook zijn dat de club gewend is aan een jaarlijkse verrassing, dan kun je je meer risico's permitteren. Over het algemeen geldt deze tip voor bedrijfsuitjes: Houdt het veilig en voldoe zoveel mogelijk aan de verwachtingen van de doelgroep.

Ook moet je natuurlijk prioriteiten stellen tijdens de organisatie van het bedrijfsfeest. Een veelgemaakte fout is dat er een groot gedeelte van het budget aan een grandioze activiteit wordt gespendeerd waarna het nog net mogelijk is om met iedereen een broodje kroket te gaan eten tijdens het bedrijfsuitje. Het gevolg is dat je de jaarlijkse feestavond wel mooi op je buik kunt schrijven. Houdt dus allereerst voldoende budget vrij voor alle noodzakelijke onderdelen zoals een feestavond, een diner, een bus met chauffeur of wat voor jullie belangrijk is.

Stap 4.Zoek enkele mogelijke programma's uit voor het bedrijfsuitje.
Je weet nu waar de mogelijkheden liggen en waar de voorwaarden, nu kun je op zoek naar organisaties die jullie leuke bedrijfsuitje kunnen verzorgen. Ze zullen jullie graag een offerte sturen. Hieruit kun je een definitieve keuze maken. Voordat je je plannen wereldkundig maakt moet je wel zeker weten dat de betreffende organisaties jullie van dienst kunnen zijn op de datum die je gepland hebt. Hier enkele voorbeelden voor een bedrijfsfeest en leuk bedrijfsuitje:

Stap 5.Boek de diverse onderdelen van je programma en nodig alle deelnemers uit.
Inmiddels kun je tot boekingen overgaan. Wellicht zijn de betreffende organisaties en feestlocaties bereid een optie te noteren voor jullie bedrijfsuitje waarna je tot definitieve boeking over kunt gaan wanneer het aantal deelnemers ook bij jouw definitief bekend is.

Nu je alles vast hebt liggen kun je overgaan tot publicatie van het bedrijfsuitje. Het is een handige tips om een weekje voor het uitje de diverse bedrijven na te bellen om te controleren of alles nog op de juiste wijze geboekt is. Het kan voorkomen dat door tussentijdse wijzigingen van aantallen, tijden, en programma onderdelen, hier en daar een foutje in de planning is geslopen. Dit kan zowel bij jou zijn als aan de zijde van een evenementenbureau.

Stap 6.
Bezorg de feestgangers een leuk bedrijfsuitje of bedrijfsfeest.
Als organisator ben je ook verantwoordelijk voor de goede gang van zaken tijdens het bedrijfsuitje. Probeer een luisterend oor te bieden voor collega’s met specifieke wensen zoals een dieet of fysieke beperkingen. Ook hier heb je rekening mee te houden.

Valkuilen bij organisatie van bedrijfsuitje of bedrijfsfeest

Maak pas een planning als de activiteit of feestlocatie geregeld is Het komt voor dat de organisatoren van een bedrijfsuitje eerst een planning publiceert waarna deelnemers zich pas op kunnen geven. Dit maakt het een stuk moeilijker, als je bijvoorbeeld een boot gaat huren om te gaan zeevissen en je krijgt daarna maar drie aanmeldingen dan sta je voor een dilemma. Probeer dit te voorkomen op bedrijfsfeesten.



Succes en vooral veel plezier met het bedrijfsfeestje of bedrijfsuitje! Laat je ons weten hoe het was gegaan en ontvang gratis 2 bioscoopkaartjes! Leuk extraatje voor de organisatoren!

proud2bfout02.jpg