Jouw event heeft een doel. 22 december 2019
7 tips en voorbeelden voor het organiseren van een evenement
Een evenement organiseren kost energie, maar levert je ook veel op. Ga je voor enthousiaste bezoekers, tevreden medewerkers en goede publiciteit? Mis deze tips dan niet. Bij het organiseren van een evenement moet je aan veel zaken denken. Je moet overzicht zien te houden en tegelijkertijd aandacht schenken aan allerlei details. De organisatie kost energie, maar levert je gelukkig ook veel moois op. Enthousiaste bezoekers, tevreden sprekers en artiesten, mooie berichten in de pers; daar doe je het voor. We delen graag een aantal belangrijke tips met je die wij opgedaan hebben in onze jarenlange ervaring met het organiseren van evenementen.1.Met welk doel en voor wie?
Voordat je iets begint te regelen, is het goed om bewust stil te staan bij het doel van je evenement en voor wie je het organiseert. Dat lijkt een open deur, maar toch: het bespaart je tijd en moeite bij de uitvoering. Zo is het handig om te weten of je vooral jonge bezoekers wilt trekken of juist 50-plussers. Dat bepaalt de keuze voor de locatie, de aankleding, muziek, de manier van uitnodigen en andere cruciale zaken.

Een duurzaamheidscongres heeft meerdere doelgroepen: naast een programma voor ondernemers is er een aparte publieksdag. Het brede publiek bestaat uit volwassenen, maar ook aan hun kinderen is gedacht. Omdat zij de toekomst zijn, en heel praktisch, omdat ze zo mee kunnen. De organisatie biedt ze een speciaal programma bestaande uit leerzame en actieve elementen en optredens van hippe artiesten. 2.Organiseren is communiceren
Bij het organiseren van een evenement draait het om communicatie. Denk aan contacten met je publiek (zo heeft communicatie een sleutelrol in het voorkomen van no-shows), sprekers, artiesten, maar ook de exploitant van de locatie, gemeente, sponsoren en de pers. Vergeet ook de vrijwilligers niet. Duidelijke communicatie zorgt voor een soepel verlopend evenement. En daar werken mensen graag aan mee. Een communicatieplan helpt je om vanaf de start van de organisatie scherp te zijn op tijdige communicatie met de juiste betrokkenen.
3.Wat heb je te besteden?
Een andere belangrijke voorwaarde voor een succesvolle organisatie is het budget. Van tevoren een begroting opstellen loont. Vraag altijd offertes op voor zaken als catering, drukwerk, huur van meubilair en andere materieel of personeel. Ook bij het aanvragen van financiële middelen bij sponsoren en fondsen heb je deze vaak nodig. Fondsenwerving wordt hierin vaak onderbelicht. Zo zijn er diverse fondsen die evenementen met culturele en maatschappelijke doeleinden ondersteunen. Doe wel op tijd een aanvraag en geef nog geen geld uit voordat deze gehonoreerd is.
4.Programma: op tijd vaststellen
Stel het programma tijdig en nauwkeurig samen. Daar hangen veel te regelen zaken en vaak kosten vanaf:
- Welke optredens, sprekers en activiteiten zijn er en hoe plan je die in de tijd?
- Wat is een geschikte locatie? Welke ruimtes en voorzieningen zijn nodig?
- Wat is er aan muziek en ander entertainment nodig?
- Wat moet er op foto, film of streaming media worden vastgelegd?
Is er een dagvoorzitter of ceremoniemeester nodig?
Bedenk ook dat het programma, zodra het is vastgesteld, op meerdere manieren gebruikt gaat worden. Denk aan vermelding op de website, in uitnodigingen en programmaboekjes. Daar wil je natuurlijk niet te vaak en in een laat stadium wijzigingen in hoeven doen.
5.Leg alles vast in een draaiboek
Dat je aan van alles moet denken, is vast wel duidelijk. We noemden nog niet de bereikbaarheid van je locatie, parkeermogelijkheid, catering, badges, vergunningen, verzekeringen, EHBO-ers, uitnodigingen, herinneringen en niet te vergeten de publiciteit. Natuurlijk leg je alles vast in een draaiboek, dat je er op elk moment bij kunt pakken en waar nodig kunt bijwerken.
6.Evalueren en gelijk aanpassen
Na het organiseren volgt het evalueren van je evenement. Wij zien dat dat niet altijd wordt gedaan, terwijl het juist kansen biedt. Ook voor de ontvangende locatie, de sprekers, artiesten en vrijwilligers. Wat ging er goed en wat kan er beter? Zijn er voldoende bezoekers geweest? Waren de parkeervoorzieningen in orde? Hoe was de catering geregeld? Laat alle onderdelen van het draaiboek kort de revue passeren. En nog een tip: pas het draaiboek met de bevindingen gelijk aan. Dat geeft voor een volgende keer alleen maar gemak.
7.Vier je succes
Na het evalueren komt het allerbelangrijkste onderdeel: het succes vieren. Bedank je teamleden en vrijwilligers voor alle inspanningen met een drankje, hapje of een leuke attentie. De inzet van je medewerkers is de grootste succesfactor van je evenement. En aan een goed georganiseerd evenement wil je toch altijd meedoen?

- De party wat groter, schakel dan hulp in! 19 maart 2020
- 4 goede reden om een feest te vieren. 12 maart 2020
- Amsterdam is altijd een groot feest. 5 maart 2020
- Feest vieren in Utrecht 3 maart 2020
- Bedrijfsfeest vieren in Den Bosch 1 maart 2020
- Foodtruck boeken? da's zo gepiept! 26 februari 2020
- Wat zijn de laatste foodtrends in het nieuwe seizoen? 30 januari 2020
- Als je niet zeker weet wat een foodtruck is. 14 januari 2020
- Storytelling tijdens je personeelsfeest. 2 januari 2020
- Jouw event heeft een doel. 22 december 2019
- Creativiteit is de sleutel tot succes bij een event. 4 december 2019
- Op zoek naar de juiste eventpartner. 27 november 2019
- Maak altijd een planomschrijving maken van jouw event. 13 november 2019
- Je hoeft een 1000 mensen te hebben voor een gezellig feest 28 oktober 2019
- Feesten op eigen terrein, wel zo fijn! door Kaj van Gerven 10 oktober 2019
- hoe zat het ook al weer die WKR door Kaj van Gerven 29 september 2019
- Kun je geen thema kiezen voor je feest? door Kaj van Gerven 13 september 2019
- Professionele quiz organsieren op de vrijmibo? door Kaj van Gerven 4 september 2019
- Doe eens wat anders op de borrel, organiseer een quiz door Kaj van Gerven 15 augustus 2019
- 10 tips voor jouw personeelsfeest door Kaj van Gerven 1 augustus 2019
- Uniek personeeslfeest? Kies een themafeest! door Kaj van Gerven 10 juli 2019
- Jaarlijks personeesfeestje, pfff wat gaan we doen? door Kaj van Gerven 22 juni 2019
- Jouw jubileum tot een succes maken. door Kaj van Gerven 1 juni 2019
- Het bedrijfsjubileum, een mijlpaal maar ook een flinke klus. Door Kaj van Gerven 30 mei 2019
- Do en don't bij het organiseren van een bedrijfsuitje. door Kaj van Gerven 16 mei 2019
- Zoek niet verder, hulp is onderweg door Kaj van Gerven 6 mei 2019
- Je eigen bedrijfsfestival, super uniek. door Kaj van Gerven 2 april 2019
- Creëer het ultieme wij-gevoel op jullie feest. door Kaj van Gerven 23 maart 2019
- Feestje op maat! door Kaj van Gerven 20 februari 2019
- Hogere betrokkenheid na bedrijfsfeest. door Kaj van Gerven 4 februari 2019
- Bedrijfsfeest organiseren op eigen locatie? door Kaj van Gerven 30 januari 2019
- De partymanager, het aanspreekpunt op jouw event. door Kaj van Gerven 14 januari 2019
- Op zoek naar goede ideeën! door Kaj van Gerven 10 januari 2019
- Geen feestje zo leuk als een echt themafeest door Kaj van Gerven 2 januari 2019
- 9 gouden tips voor het boeken van een goede DJ door Kaj van Gerven 10 november 2018
- Themafeest ideeën door Kaj van Gerven 01 september 2018
- Jubileumfeest op eigen locatie vieren. door Kaj van Gerven 01 mei 2018
- Jubileum vieren - door Kaj van Gerven 13 maart 2018
- Catering, de bitterbal voorbij- door Kaj van Gerven 01 maart 2018
- Koffie doen? - door Kaj van Gerven 27 februari 2017
- Oktoberfeest in de zomer? - door Kaj van Gerven 17 maart 2017
- Events organiseren is wel degelijk een vak… - door Kaj van Gerven 28 januari 2017
- Drie tips voor een geslaagd feest! - door Kaj van Gerven 1 oktober 2016
- Een evenement op eigen terrein organiseren, Goed idee! 23 maart 2016 - Kaj van Gerven
- De personeelsvereniging is terug van weggeweest! 21 februari 2016 - Kaj van Gerven
- Het voorjaar komt! Tijd voor feest! door Kaj van Gerven 15-02-2016
- Top tips voor het organiseren van uw Kerstborrel I door Stephanie Versteeg 10-09-2015
- 10 tips voor een geslaagd bedrijfsfeest I door Kaj van Gerven 22-02-2015
- WKR - Werkkosten regeling I door Kaj van Gerven 20-01-2015